Adressenbestanden vervuilen, daar is niets tegen te doen. Als je met meerdere personen werkt aan een centraal contactenbestand ontstaan er dubbelen, groeit een selectiecode-boom organisch en weet men na een tijdje van veel contacten niet meer wie ze er ooit in heeft gezet, waarom, en of ze nog wel actueel zijn.

Wat we vaak zien is dat een adressenbestand goed en doordacht wordt opgezet en dat deze het in een middag overdraagt aan haar opvolger, en deze na een tijdje weer aan haar opvolger… met als resultaat een adressenbestand met contacten en codes waar niemand meer precies weet hoe het is aangelegd, en waarom!

Hoe kun je een verwaarloosd en verouderd bestand nu weer een nieuwe frisse start geven? Ondanks het feit dat AdreZ CRM alle modules en mogelijkheden heeft om je daarbij te helpen, blijft het mensenwerk en moet iemand met inzicht en inzet het heft in handen nemen en aan de slag gaan. In dit artikel een globaal plan van aanpak.

Voorbereiding

Voordat je start met dit traject is het raadzaam om contact op te nemen met een medewerker van EM-Cultuur, we hebben ruime ervaring met dit soort trajecten en kunnen je hierbij goed adviseren en wellicht ook nog wat werk uit handen nemen. Verder kunnen we alvast een aantal ‘voorzorgsmaatregelen’ nemen:

  • Voordat je gaat schonen maken we een back-up van de huidige stand van zaken
  • We activeren de Lost & Found waar contacten in komen te staan die worden verwijderd (een soort archief groep voordat ze definitief worden verwijderd)

Inventariseren

Het is goed om te inventariseren bij de collega’s die nu met AdreZ werken wat voor wensen ze hebben met betrekking tot hun contacten en het beheer daar van. Ook is dit een goed moment om te inventariseren of er nog andere Excel bestanden door de organisatie ‘zweven’ die eigenlijk in AdreZ zouden moeten worden toegevoegd.

Met een programma als AdreZ zouden Excel bestanden met daarin persoonsinformatie min of meer verboden moeten zijn, ook met het oog op de AVG wetgeving. 

De selectiecodeboom

Selectiecodes zijn een cruciaal onderdeel binnen AdreZ, zorg dus dat de selectiecodeboom compleet en helder is voor iedereen. We zien vaak dat de selectiecodeboom te complex is of selectiecodes bevat die niet of nauwelijks worden gebruikt. Bedenk eerst goed welke groepen je wilt kunnen aanschrijven en hoe ze logisch geordend kunnen worden. Bedenk een (nieuwe) codeboom die antwoord kan geven op je selectie-wensen. Bepaal in het team welke codes wat betekenen en welke zeker bewaard moeten blijven, welke verwijderd kunnen worden en welke codes wellicht nog missen en dus toegevoegd moete worden.

In het menu Extra > Opties > Selectiecodes kun je de selectiecodeboom opnieuw inrichten. Maak een mapje “Archief” waarin je alle codes sleept die weg zouden mogen. Wis ze nog niet, haal ze alleen uit de hoofdboom. Wissen kan altijd nog.

Documenteer je codes en bepaal de volgorde binnen de mapjes. Je kunt ook een aantal (nieuwe) hoofdgroepen maken waarin je de codes onderbrengt.

Codes samenvoegen doe je in het menu Selecteren. Maak een nieuwe selectie aan waarin beide codes zitten en kies dan voor Selectie > Bewerken om aan alle contacten een code toe te kennen. Deze optie is alleen zichtbaar voor beheerders en is rood gekleurd omdat de bewerkingen die je hiermee doet niet ongedaan gemaakt kunnen worden.

Codes verwijderen is ook mogelijk. De code wordt dan weggehaald bij de contacten. De contacten zelf blijven uiteraard in je bestand staan. Je kunt er ook voor kiezen om een code INACTIEF te maken. Hij verschijnt dan niet meer in de codeboom bij de contacten en bij selecteren en is dus “uit zicht”.

Importeren

Als er nog Excel bestanden zijn die geimporteerd moeten worden in AdreZ dan doen we dat in deze fase. Eenvoudige imports zou je zelf kunnen doen, uitgebreidere imports lopen meestal via EM-Cultuur. We kunnen er bij het importeren gelijk voor zorgen dat contacten de juiste selectiecode krijgen.

Vanaf het moment dat de Excel bestanden in AdreZ zijn geïmporteerd moeten de Excel bestanden niet meer worden gebruikt en dus eigenlijk moeten worden verwijderd.

Analyseren

Voordat we verder gaan kun je eventueel samen met een medewerker van EM-Cultuur het huidige bestand verder analyseren. Wat kunnen we allemaal doen om het bestand verder op te schonen. Een aantal voorbeelden:

  • We gaan kijken naar het aantal dubbelen in het bestand en bepalen of we handmatig kunnen ontdubbelen of dat dit toch echt door iemand uit de organisatie moet gebeuren.
  • We gaan kijken of er contacten in het bestand zitten zonder een selectiecode. Ons advies is dat elk contact minimaal één selectiecode heeft.
  • We kunnen kijken naar de communicatievelden, bijvoorbeeld naar foutieve of incomplete adressen of naar e-mailadressen die niet bestaan.

Foute gegevens zullen moeten worden gecorrigeerd.

Ontdubbelen

We weten nu globaal wat er ontdubbeld moet worden. Wij zouden automatisch kunnen samenvoegen als naam en e-mailadres 100% gelijk is, maar vaak blijft er ook nog een pluk over die zelf ontdubbeld moet worden.

AdreZ heeft een zeer goede ontdubbelmodule die je steeds setjes van 2 contacten aanbiedt die als dubbel worden gezien. Per setje kun je bepalen: 

  • Dit is geen dubbele, die mensen zijn relaties die gewoon op elkaar lijken omdat ze bijvoorbeeld dezelfde naam hebben. AdreZ noemt dit een “goede dubbele”. Ze worden uit het overzicht gehaald en de volgende keer worden ze niet meer als dubbele setjes getoond.
  • Dit is een dubbele, je kunt de gegevens van het linker en rechter contact dan samenvoegen tot één.

Het is verstandig om in plukken te ontdubbelen. Je maakt dus steeds een selectie van een bepaalde groep organisaties/contacten en laat hierop binnen de selectie dubbel-setjes genereren. Neem logische plukken als: “de pers” of “de vrienden en vips” en werk die door. Aan het eind van de ontdubbelslag kun je nog een keer laten ontdubbelen voor het hele bestand.

     Verder optimaliseren en schonen

    We hebben nu een compleet en redelijk ontdubbeld bestand. Je kunt nu verder met het optimaliseren van de selectiecodeboom. Hebben we nu alle juiste selectiecodes en hebben zijn deze ook toegekend aan de juiste contacten?

    Ook andere instellingen worden doorlopen zodat de inrichting van AdreZ helemaal netjes is, denk aan de exportstructuren, functies, vrije velden, plaatsen in hoofdletters, verwijder redenen, inrichten super-field, codes instellen op snelcodering/pin etc.

      Werkinstructie en controle

      Advies is om ‘een A4tje’ te schrijven met werkafspraken (waar gebruik je AdreZ voor en waar niet…) en invoerinstructie voor de collega’s. Hier kan men altijd op terugvallen en is ook handig voor nieuwe collega’s in de toekomst.

      Nu men werkt met de nieuwe en opgeschoonde AdreZ is het ook belangrijk om het gebruik in de gaten te houden. Dit kan bijvoorbeeld door een maandelijkse korte evaluatie met het team. Is men nog tevreden? Mist men bijvoorbeeld nog codes? Werkt iedereen überhaupt nog met AdreZ en dus geen eigen Excel lijstjes meer etc.

        Tot slot nog een paar tips

        – Als je veel herhalende, dezelfde acties moet uitvoeren (bijvoorbeeld overal de Voornaam en Achternaam beginnen met een Hoofdletter) dan is het handig om bij de EM-Helpdesk te checken of het gescript kan worden.

        – Als je controle-selectievragen maakt kun je die het best opslaan en een vast voorvoegsel geven: “check: alle personen zonder e-mailadres en zonder postadres” De vraag kun je dan na je correctieronde opnieuw laten uitvoeren.

        – Als je dubbelen hebt gegenereerd blijven die bewaard als je uitlogt. Je kunt dus een ontdubbel klus makkelijk over meerdere dagen verspreiden.

        – Problemen en vragen bij het ontdubbelen kun je “parkeren”. Je verwerkt dan dus wel het dubbelsetje in je lijst maar parkeert hem even voor een rustiger moment of om hem na ruggespraak weer op te pakken. Dit voorkomt dat je blijft “hangen” tijdens het ontdubbel proces.

        – Bij iedere organisatie, persoon en communicatie-items houdt AdreZ bij wie het heeft ingevoerd, wie het heeft gewijzigd en wanneer. Daarmee kun je bepalen hoe “actief” de informatie is.

        – Je kunt voor jezelf en voor je collega’s een online training met de EM-Helpdesk beleggen waarin we specifiek ingaan op het kuisen en ontdubbelen binnen je organisatie. Ook is het dus slim om – nadat AdreZ helemaal is opgeschoond – een nieuwe kick-off in te plannen waarin we een doorloop doen van AdreZ.