Klantcase: Amersfoort in C

De stichting Amersfoort in C is een samenwerkingsverband van de Amersfoortse culturele instellingen: Museum Flehite, Mondriaanhuis, Kunsthal KAdE en Architectuurcentrum FASadE. Allemaal maken ze al jarenlang gebruik van AdreZ CRM en MailingLijst van EM-Cultuur. 

Door verschillende redenen is de kwaliteit van het adressenbestand in de loop van de jaren achteruitgegaan. Vandaar dat Amersfoort in C contact heeft opgenomen met EM-Cultuur om AdreZ CRM en MailingLijst helemaal opnieuw in te richten en op te schonen. In deze klantcase nemen we je mee in dit traject.

Het initiatief kwam van twee medewerkers van Amersfoort in C die contact hebben opgenomen met de helpdesk van EM-Cultuur. We hebben een aantal korte (digitale) afspraken gehad en daarin besproken wat het doel is en wat er allemaal zou moeten gebeuren om ervoor te zorgen dat iedereen op een goede manier gebruik gaat maken van AdreZ CRM en MailingLijst. We willen naar een situatie toe dat beide systemen echt een meerwaarde gaan hebben voor de organisatie. De doelstelling was als volgt:

“Alle relevante contacten in één centraal systeem inclusief de juiste informatie. Zo brengen we onze doelgroepen goed in kaart en dit maakt het mogelijk om goed te kunnen segmenteren. Uiteindelijk kunnen we onze (potentiële) bezoekers zo bereiken de juiste informatie bieden.”

We zijn begonnen met het maken van een projectplan. Dit plan bestond uit 4 fases:

1. Opschoning en inrichting
2. Koppelingen
3. Dashboarding
4. Profiel- en dataverrijking

De eerste fase is de opschoning en herinrichting van AdreZ CRM en MailingLijst. We hebben heel goed nagedacht over welke informatie waar moet komen te staan.

Zo is er een uitgebreide inventarisatie gedaan van de huidige contacten in AdreZ CRM en MailingLijst (welke kunnen weg en welke worden bewaard), en is er gekeken naar contacten in andere systemen die met een koppeling wellicht ook naar AdreZ CRM moeten en naar rondzwervende Excel bestanden die ook moeten worden ingelezen in AdreZ CRM. Helemaal ook in het kader van de AVG wil je geen losse Excel of Outlook lijstjes met daarin persoonsinformatie. Ook maakt het de overdraagbaarheid natuurlijk veel beter als de contacten in een centraal systeem zitten. Het zijn tenslotte niet de contacten van een medewerker, maar contacten van de organisatie Amersfoort in C.

In de tweede fase zijn we gaan kijken naar koppelingen. Met een koppeling kun je software pakketten goed met elkaar laten samenwerken. Voordelen van een koppeling:

• Gegevens in alle systemen up-to-date
  
• Minder handwerk, dus minder foutgevoelig
• Meer gegevens bij elkaar, dus je kunt betere analyses maken
• Goede koppelingen zijn efficient, het bespaart je tijd en geld
• Door koppelingen creer je extra waarde aan de systemen

We zijn gaan kijken welke andere systemen er zijn en waar contacten in zitten die ook naar AdreZ CRM moeten. Uiteindelijk zijn alle (inschrijf)formulieren op de websites gekoppeld naar AdreZ CRM en is het ticketingsysteem ook gekoppeld om de meest actueel stand van zaken van de vrienden op te halen in AdreZ CRM. Wil je meer informatie over koppelingen? Neem dan gerust contact met ons op.

In de derde fase zijn we aan de slag gegaan met dashboarding. Bepaalde informatie uit AdreZ CRM en MailingLijst wil je op een grafische manier presenteren, bijvoorbeeld aan je medewerkers. Dit is een uitstekende manier om iedereen betrokken te houden, en je kunt vaak snel zien welke campagne wel/niet een succes is etc.

Nu alles is opgeschoond, de juiste koppelingen draaien en de dashboarding is ingericht zijn we gaan kijken naar profiel- en dataverrijking om nog betere data te vergaren. We hebben een analyse gemaakt van het adressenbestand en gekeken waar de gaten zitten (bij welke contacten missen we bijvoorbeeld een telefoonnummer of e-mailadres, of bij welke organisatie hebben we geen contactpersoon). We hebben in plukjes alle contacten een e-mail gestuurd waarmee men zijn of haar profiel kon bekijken en de gegevens wijzigen of aanvullen.

Gedurende het hele traject hebben we tweewekelijk een online overleg gehad van max. een half uurtje om even bij te praten en taken te verdelen. Zo zorgden we voor overzicht in dit grote project en bleven we altijd op de hoogte en op 1 lijn zitten met elkaar. Aan het eind zijn er ook nog trainingen georganiseerd om alle medewerkers te enthousiasmeren voor AdreZ CRM en MailingLijst.