Als museum werk je dagelijks met een hoop relaties. Denk aan bezoekers, vrienden van het museum, sponsors, donateurs en pers. In de praktijk staan die contacten vaak verspreid over Excel-lijstjes, Outlook of het ticketingsysteem. Een CRM-systeem brengt al die relaties samen op één plek. Maar wat kost een CRM-systeem eingelijk?
Het eerlijke antwoord: dat hangt af van een aantal factoren. Maar het hoeft veel minder te kosten dan je misschien denkt. In dit artikel helpen we je op weg.
Welke factoren bepalen de prijs?
De kosten van een CRM-systeem voor een museum worden vooral bepaald door vier dingen.
Ten eerste de omvang van je relatiebestand. Werk je met een paar honderd contacten of met tienduizenden? De meeste CRM-aanbieders hanteren staffels op basis van het aantal gebruikers of contacten in je systeem.
Ten tweede de functionaliteiten die je nodig hebt. Heb je genoeg aan basisfuncties als contactbeheer en het bijhouden van contactmomenten? Of wil je ook segmenteren, nieuwsbrieven versturen, koppelingen leggen met je ticketingsysteem en campagneresultaten analyseren? Hoe uitgebreider het pakket, hoe hoger de prijs — maar ook hoe groter de meerwaarde.
Ten derde het aantal gebruikers. Werken alleen de marketeer en de directeur in het systeem, of moet het hele team erbij kunnen? Sommige leveranciers rekenen per gebruiker, andere hanteren een vast bedrag ongeacht het aantal accounts.
En ten vierde de mate van ondersteuning. Wil je zelf aan de slag met een handleiding, of heb je behoefte aan persoonlijke begeleiding bij de inrichting, training voor je team en een helpdesk waar je altijd terecht kunt? Dat laatste is juist voor musea belangrijk, omdat de bezetting vaak klein is en er weinig tijd is om zelf alles uit te zoeken.
Wat zijn de gangbare prijsklassen?
De markt voor CRM-systemen is groot — er zijn in Nederland alleen al honderden aanbieders. Grofweg kun je drie categorieën onderscheiden.
Grote internationale platforms zoals Salesforce of HubSpot zijn krachtig maar complex, en beginnen al snel bij enkele honderden euro’s per maand. Voor grote musea met een omvangrijk marketing- en fundraisingteam kan dit een optie zijn, maar voor de meeste Nederlandse musea is het te veel van het goede (en te veel van het budget).
Sector-specifieke CRM-systemen die speciaal zijn ontwikkeld voor de culturele sector sluiten veel beter aan op de dagelijkse praktijk van een museum. Ze begrijpen dat je werkt met Vriendenverenigingen, wisselende tentoonstellingen en ticketingdata. De prijzen liggen doorgaans een stuk lager, vaak al vanaf enkele tientallen euro’s per maand, en de support is persoonlijker.
Gratis of low-budget opties bestaan ook, maar hebben vaak beperkingen in het aantal contacten, missen koppelingen met ticketingsystemen en bieden weinig ondersteuning. Voor een museum dat serieus met relatiebeheer aan de slag wil, loop je hier al snel tegenaan.
Waarom is een sector-specifiek CRM vaak de beste keuze?
Een CRM dat is ontwikkeld voor de culturele sector brengt een aantal voordelen mee die je bij generieke systemen niet vindt. De software sluit aan op hoe musea werken: met bezoekers die via de Museumkaart binnenkomen, met Vriendenverenigingen die hun eigen communicatie verwachten, met wisselende tentoonstellingen die je per doelgroep wilt promoten. Je hoeft het systeem niet eindeloos aan te passen — het past al.
Bovendien is de ondersteuning anders. Bij een grote internationale leverancier krijg je een ticketsysteem; bij een gespecialiseerde partner krijg je iemand aan de lijn die begrijpt wat je bedoelt als je het hebt over je “vriendenbestand” of je “bruikleenrelaties”.
Wat kost AdreZ CRM?
Met AdreZ CRM bieden we een relatiebeheersysteem dat speciaal is ontwikkeld voor culturele organisaties, waaronder musea. De kosten zijn afhankelijk van je wensen en de omvang van je organisatie, maar een basisabonnement is al beschikbaar vanaf een paar honderd euro per jaar. Daar zit persoonlijke begeleiding bij, een helpdesk waar je altijd terecht kunt, en de zekerheid dat je data veilig is — we zijn ISO 27001 gecertificeerd en 100% AVG proof.
Benieuwd wat AdreZ voor jouw museum kan betekenen?
We laten het graag zien in een vrijblijvende online demo van een half uurtje.